Converter documentos físicos para o formato digital, otimizando o acesso aos dados, além de facilitar a recuperação e compartilhamento das informações. Para isso, a EasyDoc realiza um processo de tratamento dos papéis para digitalização, retirando tudo que possa afetar a qualidade final da imagem, como grampos e clipes.
Por fim, organizamos o material gerado para simplificar sua disponibilização em meio eletrônico.
PROCESSO
É realizado um diagnóstico por um profissional da EasyDoc a fim de analisar o acervo e entender o negócio da empresa e as principais necessidades em relação a gestão documental e consulta dos documentos a serem digitalizados, após definidos as reais necessidades identificamos a melhor solução.
Contamos com profissionais competentes para o processo de tratamento e preparação para a digitalização. Antes da realização do processo, são retirados grampos, fitas, clips e quaisquer outros materiais que interfiram na qualidade final do trabalho. Também nesta fase é realizada a tipificação e organização física simples da documentação para assegurar uma correta disponibilização em meio eletrônico.
ETAPAS DO PROCESSO
Diagnóstico
Seleção de documentos
Organização e tratamento
Digitalização
Organização física
Organização eletrônica
BENEFÍCIOS
Redução de Custos com a administração e manutenção de arquivos
Padrão de armazenamento de documentos
Tabela de Temporalidade
Customização do espaço físico
Agilidade e rapidez nas consultas
Consultoria e metodologias de arquivamento e organização
Disponibilidade do Documento em meio físico ou digital
Segurança e sigilo das informações